ملخص - إدارة البيانات والمعرفة
في الدرس الأول من الوحدة تعرفت إلى المفاهيم الأساسية الخاصة بنظم المعلومات والتي من بينها البيانات والمعلومات. تُعد البيانات المدخل لنظام المعلومات ليقوم بمجموعة من العمليات عليها ومن ثم يُعطي المعلومات والتي تُعد من المخرجات وحتى يتم ذلك لا بُدّ من أن تتمتع البيانات بجودة عالية وأن تكون ذات صلة بالمؤسسة ويمكن الوصول إليها عند الحاجة وفي الوقت والسرعة المناسبة.
تُمثل الصورة الآتية العلاقة بين البيانات والمعلومات والمعرفة.
 |
المعرفة هي عبارة عن معلومات تم تنظيمها ومعالجتها لتحويلها إلى خبرة وهي الحصيلة النهائية لاستخدام المعلومات من قبل صناع القرار والمستخدمين الذين يحولون المعلومات إلى معرفة وعمل مثمر يخدمهم ويخدم مجتمعهم.
أي أنها المعلومات التي تم دمجها مع الخبرة الشخصية فأصبح لدى الشخص معرفة.
المعرفة نوعان: معرفة ضمنية ومعرفة ظاهرة.
| المعرفة الضمنية | المعرفة الظاهرة | |
|---|---|---|
| ما هي | المعرفة المخزنة في عقول الأفراد | معرفة مكتوبة وموثقة |
| آلية الحصول عليها |
1- الخبرة المتراكمة للعاملين في منظمة الأعمال 2- بواسطة تحليل البيانات |
من البيانات والمعلومات المتوافرة والمكتبوبة والمحفوظة |
| كيفية استخلاصها | 1- تقنيات التنقيب في البيانات | السجلات والكتب |
| مثال عليها |
البرمجة. لعب كرة القدم. السباحة قيادة السيارة |
كتالوج تركيب منتج معين من خلال خطوات. كتالوج استخدام جهاز معين. |
| سهولة نقلها للآخرين | يصعب نقلها | يتم نقلها بسهولة من الوثائق. |
نحتاج إلى إدارة البيانات وإدارة المعرفة:
1- إدارة البيانات:
تكمن المشاكل التي تواجه البيانات فيما يأتي:
- حجم البيانات الهائل التي يمكن أن تتوفر في منظومة الأعمال وتوزع البيانات في منظومة الأعمال على عدة أجهزة وفي عدة أماكن وبأشكال مختلفة وتعدد مصادرها.
ويتم تنظيم الحجم الهائل من البيانات من خلال:
1- قواعد البيانات (Database).
2-مستودعات البيانات (Data Warehouse).
قواعد البيانات (Database): هي مجموعة من البيانات المنطقية المترابطة، والتي تُخزن في نظام المعلومات لخدمة هدف محدد في المؤسسة .
يتم استخدام نظام إدارة قواعد البيانات (Database Management System /DBMS) لإدارة هذه البيانات والتعامل معها؛ مهمة هذا النظام تمكين المستخدم من الإضافة والحذف والتعديل للبيانات، وكذلك الوصول إليها واسترجاعها وتحليلها.
مثال على نظم إدارة قواعد البيانات: برنامج قواعد البيانات أكسس (MS-ACCESS).
ب- مستودعات البيانات:
مستودع البيانات هو مخزن للبيانات يتم تنظيمها داخله بحسب مواضيع معينة لخدمة عمليات اتخاذ القرار.
تتكون مستودعات البيانات عادة من بيانات مؤرخة (أي أنّ تاريخ استخراجها موثق) تم استخراجها من البيانات الموجودة في قواعد البيانات المستخدمة في التطبيقات التي تحدث عليها الكثير من عمليات الإدخال والتحديث، كما ويمكن أن تحتوي على بيانات من مصادر أخرى كالملفات النصية والوثائق الأخرى ومن سماتها أنها متغيرة حسب الوقت.
2- إدارة المعرفة Knowledge Management
إدارة المعرفة: هي عملية تساعد المنظمة لتحديد واختيار وتنظيم وتوزيع ونقل المعلومات المهمة والخبرات المكتسبة.
بعض العمليات التي تتضمنها إدارة المعرفة:
1- اكتساب المعرفة،
2- الابتكار.
3- معالجة المعرفة.
4- تخزين المعرفة.
5- مشاركة المعرفة والاستفادة منها.
الوظيفة الأساسية لإدارة المعرفة في أي منظمة أعمال تتلخّص بـ:
أ. إدارة هذه العمليات.
2.تطوير الأنظمة المستخدمة لدعم وتحفيز الأشخاص على المشاركة في عمليات إدارة المعرفة.
3. تحسين مجموعة معارف منظمة الأعمال لتحسين السلوك المؤسسي للمنظمة وللعاملين فيها والقدرة على اتخاذ القرارات الصائبة والدقيقة.
تُستخدم نظم إدارة المعرفة (KMS) لتنظيم المعرفة وللتعامل مع القضايا المتعلقة بإدارتها بمساعدة الحاسوب. وذلك للاستفادة القصوى والفاعلة من المعرفة التي تمتلكها.
يتم تخزين المعارف المختلفة في مخازن تسمى مخازن المعرفة (Knowledge Repository).
تُعتبر مخازن المعرفة قاعدة بيانات لحفظ النصوص بطريقة منظمة يتم الرجوع إليها.