دفتر اليومية
هو سجل محاسبي يُستخدَم في توثيق جميع المعاملات المالية يوميًا؛ إذ تُسجل فيه القيود المحاسبية وفق تسلسل زمني، وتذكر فيه جميع التفاصيل، مثل: التاريخ، واسم الحساب المدين، واسم الحساب الدائن، والمبلغ، والوصف؛ لضمان دقة السجلات المالية وشفافيتها.
تسجل العمليات المالية في دفتر اليومية أولا بأول على نحو مفصل
تسجل العمليات المالية في دفتر اليومية حسب تسلسلها وتبعا لنظرية القيد المزدوج
تمثل العمليات المالية في دفتر اليومية المدخل الاول للبيانات التي تنقل بعد ذلك الى دفتر الاستاذ
الشروط التي يجب مراعاتها عند التسجيل في دفتر اليومية
1- الالتزام بتسلسل زمني دقيق بحسب تاريخ وقوعها؛ لضمان توثيق كل عملية مالية في الوقت الصحيح، وتسهيل تتبع العمليات المالية.
2- استخدام نظرية القيد المزدوج مما يضمن التوازن بين الحسابات
3- تحديد الحسابات بدقة : يجب أن تُحدد الحسابات المناسبة تحديدًا دقيقًا لكل عملية مالية.
4- التسلسل في ترقيم كل عملية مالية: يجب أن يحتوي كل قيد في دفتر اليومية على رقم مرجعي، وأن تكون الأرقام متسلسلة؛ ما يضمن عدم وجود أيَّة ثغرات أو عمليات غير مسجّلة، ويساعد على تجنب الأخطاء أو عمليات التلاعب.
5- كتابة الوصف بشكل واضح مما يساعد على فهم المعاملة عند الرجوع إلى السجل لاحقا.
6- التحقق من التوازن: بعد تسجيل أية معاملة في دفتر اليومية، يجب مراجعة الحسابات؛ لضمان تساوي المبالغ المسجلة في خانة المدين وخانة الدائن؛ ما يضمن التوازن الصحيح في السجلات.
7- الشفافية والدقة: لأنَّ أيَّ خطأ في ذلك قد يُؤثر في صِحة الحسابات المالية والتقارير الختامية للمؤسسة.
القيود اليومية الإلكترونية في ظل تطور التكنولوجيا
| المزايا | |
 |
1. الدقة: تعمل هذه الأنظمة على تقليل الأخطاء البشرية عند إدخال البيانات. |
 |
2. السرعة: تُسهم هذه الأنظمة في تسريع تسجيل العمليات وتحليلها. |
 |
3. التكامل : تُسهل هذه الأنظمة التكامل مع الأنظمة المالية الأخرى. |
 |
4. التقارير الفورية تتيح هذه الأنظمة إصدار تقارير مالية فورية |
مثال
أُنشئت شركة المستقبل للتصميم الداخلي في شهر آذار عام 2024م.
أحلل العمليات المالية الآتية بصورة منفصلة، ثمَّ أُسجل القيد المحاسبي الخاص بكل عملية في دفتر اليومية:
1- بتاريخ 2024/3/3 ، بدأت الشركة اعمالها برأس مال قدره 75,000 دينار أودعت 50,000 بالبنك والباقي في الصندوق
2- بتاريخ 2024/3/8، استأجرت الشركة مكتبًا من السيد محمد تيسير بمبلغ 12,000 دينار سنويا، ودفع المبلغ نقدا.
3- بتاريخ 2024/3/12م، اشترت الشركة اجهزة ومعدات بمبلغ 15,000 دينار من شركة البناء الحديثة دفعت 10,000 بموجب شيك والباقي على الحساب (بالآجل).
4- بتاريخ 2024/3/20م، اشترت الشركة سيارة نقل صغيرة لتسيير أعمالها بمبلغ 10,000 دينار، دفعت بشيك.
5- بتاريخ 2024/3/25م ، دفعت الشركة فواتير الكهرباء الخاصة بالمكتب بقيمة 250 دينارًا نقدًا.
6- بتاريخ : 2024/4/5م، دفعت الشركة رواتب الموظفين البالغة 2,500 دينار، ودفع المبلغ بشيك.
7- بتاريخ 10 / 4 / 2024م، قدمت الشركة خدمة تصميم لمطعم القدس بمبلغ 8,000 دينار، استلمت 6,000 دينار نقدا والباقي على الحساب
8- بتاريخ 12 / 4 / 24 20م، قدمت الشركة خدمة تصميم للشركة العالمية بمبلغ 10,000 دينار؛ على أن يتم الدفع بعد ثلاثة أشهر.
9- بتاريخ 2024/4/15م، تعاقدت الشركة مع شركة الإعلام الحديث لتنفيذ حملة إعلانية بمبلغ 1000 دينار، ودفع المبلغ بشيك.
10- بتاريخ 30 / 4 / 2024م، سددت المؤسسة ما عليها الى شركة البناء الحديثة بموجب شيك
11- بتاريخ 2024/5/2 استلمت الشركة المبلغ المتبقى على مطعم القدس نقدا
ملاحظات:
1 - رقم القيد يُخصَّص رقم لكل معاملة بناءً على التسلسل الزمني.
2 - رقم المستند: يُثبت رقم المستند حدوث العملية المالية (إيصال، فاتورة، عقد، ...).
3 - رقم صفحة الأستاذ: يُخصَّص رقم لصفحة الحسابات في دفتر الأستاذ عند ترحيل القيود.
