مرحلة إنشاء المشروع

بعد الانتهاء من تخطيط المشروع تخطيطاً جيدًا وإعداد دراسة الجدوى والتحقق من فاعلية المشروع والحكم بإمكانية نجاحه نظريًا تأتي مرحلة الإنشاء والتنفيذ وهي المرحلة التي يتم فيها البدء بتنفيذ المشروع فعليًا وتوجيه سير العمل وفقًا لما هو مخطط له.

 

ماذا تتضمن مرحلة إنشاء المشروع؟

تتضمن هذه المرحلة:

1. الترخيص
2. التسجيل
3. تجهيز المكان
4. شراء الأدوات والآلات
5. تأمين الموارد البشرية
6. إخراج المنتج بصورة جاذبة
7. متابعة أداء الأنشطة التسويقية لتحقيق الأرباح

الهيكل التنظيمي

إنّ تنفيذ أي مشروع يتطلب إدارة جيدة لتنظيم أنشطة المشروع ومتابعة أعماله، وقد يُمثّل الإدارة أصحاب المشروع أنفسهم، أو أشخاص آخرون ضمن فريق العمل.وهذا يتطلب:

1. تقسيم العمل إلى مجموعات ووظائف محددة.
2. تحديد خطوط الاتصال بين المجموعات لتسهيل تواصل الإدارة بين العاملين والقائمين على المشروع
3. تحديد المسؤوليات والصلاحيات الضرورية لتحقيق الرقابة.
4. توفير العمالة المناسبة لضبط سير العمل في اتجاه تحقيق الأهداف الموضوعة.

وهذا لا يكون إلا بإنشاء هيكل تنظيمي للمشروع.

 

فما المقصود بالهيكل التنظيمي؟

الهيكل التنظيمي: هو مخطط توضيحي يمثل الآلية الرسمية التي يدار بوساطتها المشروع ويوزع مهامه عن طريق تحديد خطوط الاتصال والسلطة بين الرؤساء والمرؤوسين.

وهذا المخطط يتم بناءه وفق الخطوات الآتية:

خطوات بناء الهيكل التنظيمي

 

تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق أهداف المشروع. تجميع الأنشطة المتشابهة معًا ثم وضعها في وحدة إدارية واحدة وتجميعها حسب الوظائف أو المنتج أو الزبائن أو المنطقة الجغرافية أو مرحلة الإنتاج. تحديد العلاقات التنظيمية لربط هذه الوحدات رأسيًا وأفقيًا. تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية.   اختيار القوى(الكوادر) البشرية وتنميتها لتنفيذ مهام الوحدات الإدارية. رسم الهيكل التنظيمي في صورة مخطط يوضح التنظيم  وخطوط السلطة والمسؤولية  في المشروع مراقبة عملية التنظيم على نحو دائم

معلومة: السُلّطة: هي الحق القانوني للمدير في اتخاذ القرارات وإصدار الأوامر المسؤولية: هي الواجب المترتب على الفرد؛ لإنجاز العمل المكلف به

 

عزيزي الطالب لمساعدتك في إنشاء هيكل تنظيمي لمشروعك الخاص اطلع على المثال  أدناه.

مثال

حددّ مشروع حازم الشواغر الوظيفية اللازمة لتحقيق أهدافه وفق الآتي:

الوظيفة	العدد
مدير إنتاج	1
مدير مبيعات	1
مدير مالي	1
رئيس قسم إنتاج	2
مسؤول منطقة الشمال	1
مسؤول منطقة الوسط	1
مسؤول منطقة الجنوب	1
عمّال قص وتركيب	4
عمّال تعبئة وتغليف	6
عمال توزيع	5
عمال رسم	3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

أراد حازم رسم هيكل تنظيمي للمشروع فقام برسم كل مركز إداري في صندوق مستطيل وحدد خطوط الاتصال كما يتضح في الشكل أدناه:

 

 تأمل الهيكل التنظيمي أعلاه، ثم أجب عن الأسئلة الآتية:

هل تم تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق أهداف المشروع؟حدد تلك الأنشطة. هل تم تجميع الأنشطة المتشابهة معًا؟ هل تم وضعها في وحدة إدارية واحدة؟ كيف تم تجميعها، هل كان حسب الوظائف، أم المنتج، أم المناطق الجغرافية، أم مرحلة الإنتاج؟ هل تم تحديد العلاقات التنظيمية لربط هذه الوحدات رأسيًا وأفقيًا؟ كيف تم ذلك؟ هل تم تحديد العلاقات بين الوحدات الإدارية؟مَنْ أعلى سلطة في الهيكل التنظيمي؟ هل تم اختيار القوى(الكوادر) البشرية لتنفيذ مهام الوحدات الإدارية؟                                                                                                                                                                                                           بعد أن قام صاحب المشروع بترخيص وتسجيل وتجهيز المكان وشراء الأدوات والمعدات اللازمة  لصنع المنتجات وتأمين الموارد البشرية والمالية  اللازمة لتنفيذ المشروع، ينبغي عليه الآن البدء بالتنفيذ الفعلي للمشروع.

 خطة تنفيذ المشروع

تتضمن مرحلة التنفيذ الفعلي للمشروع الإجراءات الآتية:

 

1. توظيف العمالة (الموارد البشرية) اللازمة لتنفيذ المهام وفقاً للمهارات المطلوبة
2. الوصف الدقيق للمهام التي يتوقع أن يؤديها الأفراد وفقًا لأهداف المشروع والمدة الزمنية المحددة لكل مهمة.
3. التوثيق عن طريق إعداد السجلات اللازمة لتتبع الأعمال وبيان مدى تطورها وإعداد التقارير التفصيلية الشاملة

 

 

تصميم المنتج

كيف يتأكد صاحب المشروع أن منتجاته قد لاقت رواجًا بين الزبائن؟

لكي يتأكد أصحاب الأفكار والمشروعات الجديدة الصغيرة أن منتجاتهم قد لاقت رواجًا بين الزبائن بعيدًا عن التوقعات والفرضيات يتعين عليهم تصنيع نماذج أولية من منتجاتهم ثم عرضها على عينة من الزبائن في السوق المستهدف وتلقي التغذية الراجعة منهم ، وفي حال كانت النتائج جيدة يبدأ العمل مباشرة بإنتاج الكميات المطلوبة من المنتج أما إذا أسفرت النتائج عن ضرورة التعديل أو التحسين على المنتج فلا بد من تطويره وتحسينه بما يتواءم ورغبات الزبائن ثم إعادة طرحه في السوق واختباره مرة أخرى وأما إذا لم يلق المنتج إقبالا من الزبائن فيفضل إعادة النظر فيه والتفكير في منتجات أخرى.

وفي  ما يأتي الخطوات التي تمر بها عملية تصميم النماذج الأولية من المنتجات:

1. جمع المعلومات المتعلقة بمنتجات المنافسين ودراسة شكلها ومزاياها ومكوناتها.
2. تحديد المواد الأولية اللازمة للإنتاج.
3. طرح العديد من الأفكار لتمييز المنتج الخاص بالمشروع من منتجات المنافسين.
4. اعتماد شكل وتصميم ابتكاريين مميزين للمنتج.
5. طرح عينات مجانية من المنتج في السوق المستهدف.
6. استطلاع رأي الزبائن بخصوص المنتج.
7. تحسين المنتج وتعديله وفقًا لآراء الزبائن.
8. إعادة طرح المنتج المحدث في السوق المستهدف.
9. جمع المعلومات اللازمة عن حجم الطلب على المنتج.
10. تقرير مدى نجاح المنتج
11. البدء بعملية الإنتاج الفعلي للمنتج.